La possibilité de verser directement dans l’application, pour chaque opération, les pièces jointes et les pièces justificatives permet de dématérialiser la demande de programmation et de supprimer progressivement le besoin d’un dossier papier.

• Déposer une pièce en ligne : alors que, jusqu’ici, les maîtres d’ouvrage ne pouvaient déposer de documents en ligne, il est désormais possible d’ajouter sur chaque opération des documents correspondants aux pièces justificatives demandées par les services instructeurs à un stade de l’opération. Ces pièces peuvent être des éléments joints à la demande (plan de masse, descriptif…) ou des éléments justificatifs en vue d’une demande de paiement (certificat de paiement, convention APL, ordre de service…). Le fait de déposer une pièce suscite automatiquement l’affichage d’une notification aux responsables de l’opération.
  • Par exemple, le maître d’ouvrage peut déposer un « Fichier explicatif du contexte de l’opération ». Le gestionnaire reçoit alors une notification sur le versement de cette pièce, et la consulte en ligne, ce qui lui permet en lien avec les informations saisies dans l’application sur l’opération de mieux comprendre les spécificités de la demande de financement.

=> Les maîtres d’ouvrages et les gestionnaires peuvent déposer immédiatement et à tout moment ces pièces justificatives dans l’application, alors qu’elles devaient précédemment les envoyer hors de l’outil. Ils s’assurent également plus facilement que les pièces transmises sont bien mises en lien avec l’opération concernée.

• Gérer une pièce justificative mise en ligne : les pièces justificatives versées dans l’application pour une opération apparaissent sur un même écran, peuvent être visionnées, modifiées ou supprimées. Dans ces deux derniers cas, le maître d’ouvrage fait une demande de modification ou de suppression, qui est transmise au gestionnaire. Celui-ci peut choisir de valider la demande, la repousser à l’étape de clôture de l’opération (régularisation) ou la rejeter.
  • Par exemple, le gestionnaire reçoit une notification indiquant qu’une suppression est demandée sur la pièce de type « Plan de masse » versée sur une opération. Ces demandes l’incitent à consulter la demande et vérifier que les nouvelles informations sont toujours compatibles avec les produits de financement demandés, avant de valider la demande puis de supprimer la pièce en question.

=> Les maîtres d’ouvrage et les gestionnaires peuvent mettre immédiatement à jour les pièces justificatives nécessaires à l’instruction du dossier, et ainsi avoir accès aux données les plus actualisées sur l’opération.