• Les notifications sur l’avancement des opérations saisies dans SPLS sont-elles uniquement accessibles via l’application ?

Non, un système de notifications mél permet de centraliser au sein d’une boîte mél fonctionnelle propre à chaque maître d’ouvrage, le niveau d’avancement de toutes ses opérations.

• Qui reçoit les méls de notification pour un maître d’ouvrage ?

Les méls de notification sont envoyés automatiquement par l’application à l’adresse mél générique de l’organisme maître d’ouvrage. Pour les organismes utilisant le portail dans plusieurs régions, la boîte mél générique de l’entité réceptionnera les notifications, tous territoires confondus (par exemple, Vilogia, présent en Ile-de-France et dans le Nord-Pas-de-Calais).
L’adresse en question est visible dans l’application, dans le menu "Pré-prog", en suivant dans le menu de gauche le lien "Coordonnées". L’adresse est indiquée au champ "Email" du bloc d’informations "Adresse".
Il est possible de modifier ou compléter ce champ : cf. ci-dessous, la question "Comment peut-on configurer ou modifier l’adresse mél générique de l’organisme maître d’ouvrage".

• Qui reçoit les méls de notification pour un gestionnaire ?

Les méls de notification sont envoyés automatiquement par l’application à l’adresse mél générique de l’organisme gestionnaire.
L’adresse en question est visible dans l’application, dans le menu "Administration", en choisissant dans le menu de gauche le lien "Entités gestionnaires". L’adresse apparaît au champ "Adresse email" dans le bloc d’informations "Caractéristiques".

• Quel est le délai entre une action sur l’application SPLS et l’envoi de sa notification ?

Les méls de notification sont envoyés chaque nuit par un robot : ils arrivent donc le lendemain du jour où un maître d’ouvrage ou le gestionnaire a fait une action générant une notification.

• Les notifications mél arrivent-elles au fil de l’eau ?

Oui, d’où la nécessité de créer une boîte mél fonctionnelle dédiée à SPLS par organisme.

• Dans le cas d’un maître d’ouvrage occasionnel, qui reçoit la notification de validation de la demande ?

Si le maître d’ouvrage occasionnel a un accès à SPLS, il reçoit une notification lorsque l’entité gestionnaire saisit la demande à sa place. Un maître d’ouvrage qui n’a pas d’accès à SPLS ne reçoit pas de notification. La validation effectuée par le gestionnaire lui est signalée dans le cadre du dialogue de gestion.

• Est-il possible de faire adresser les notifications à plusieurs adresses méls ?

Oui, depuis le déploiement de SPLS V2 il est possible de mettre en place des contacts territoriaux permettant d’indiquer d’autres adresses méls devant recevoir les méls de notification (cf. question suivante).
Cette possibilité est réservée aux maîtres d’ouvrage.

• Comment faire adresser les notifications à plusieurs adresses méls ?

Pour créer plusieurs boîtes de réception des notifications SPLS, il convient de rajouter des contacts dans l’application :
 Dans la rubrique "Coordonnées", cliquer sur le bouton "Ajouter un contact"
 Créer le contact et cocher la case "Boîte contact territoriale"
 Choisir une entité gestionnaire
 Valider la création du contact.
Chaque contact correspond à un territoire de gestion. Si une adresse devait concerner plusieurs territoires de gestion, il convient de créer un nouveau contact sur chaque autre territoire de gestion en indiquant la même adresse mél.
Cette manipulation n’est possible que pour un maître d’ouvrage.

• Comment peut-on configurer ou modifier l’adresse mél générique de l’organisme maître d’ouvrage ?

Pour un maître d’ouvrage, il est possible d’ajouter ou de modifier directement dans l’application l’adresse générique de réception des méls de notification. Une fiche pratique détaille la procédure à suivre.

• Comment peut-on configurer ou modifier l’adresse mél générique d’un service gestionnaire d’une DDT(M) ?

Les adresses génériques des DDT(M) qui apparaissent dans SPLS sont celles renseignées lors du déploiement du module de Chorus dans Galion, et reçoivent ainsi les informations concernant notamment le suivi de paiement. Il est en conséquence demandé aux gestionnaires de ne pas modifier ces adresses déjà en usage.

• Comment peut-on configurer ou modifier l’adresse mél générique d’un service gestionnaire délégataire ?

Pour un délégataire, il est possible d’ajouter ou modifier directement dans l’application l’adresse générique de réception des méls de notification. Pour cela, il convient d’aller dans l’onglet "Administration", puis "Entité gestionnaire" (menu de gauche), et de modifier le champ "Adresse mail".
Cette boîte mél générique permet notamment de suivre toute action de la part du maître d’ouvrage lors de la programmation.

• Quelles sont les adresses envoyant depuis l’application les méls de notifications ?

Les méls de notification peuvent être envoyés depuis deux adresses-robot : robot-cerbere.csso@developpement-durable.gouv.fr et robot-cerbere.csso@equipement.gouv.fr.

Afin d’éviter que les méls de notification ne soient automatiquement classés en courrier indésirable, il est fortement recommandé si possible de veiller à ce que ces deux adresses soient ajoutées à une « liste blanche »/ liste d’exceptions d’adresses autorisées par la messagerie de l’organisme.