• Existe-t-il des conditions préalables à la saisie d’une opération ?

Un état d’avancement uniforme permettant aux maîtres d’ouvrage de déposer sur le portail une demande de programmation sera défini dans les chartes de gestion (par exemple, la CREA demande aujourd’hui l’attestation de l’autorisation du permis de construire). En effet, si la distribution des agréments requiert aux gestionnaires de disposer le plus tôt possible des demandes de programmation, ces dernières devront être suffisamment avancées pour être exploitées.

• Comment définir le contenu des informations remontées par les bailleurs dans SPLS ?

Les processus de chaque acteur doivent être remis à plat et partagés. Une charte de gestion sur le territoire servira notamment à définir les règles communes d’alimentation de SPLS (une opération peut-elle être retirée ? A quel moment la pré-programmation est-elle introduite ? …). Ces points pourront varier d’une région à l’autre.

• Est-il possible de saisir des opérations sur l’ensemble des régions en France ?

Au début de l’année 2016, le déploiement de l’outil SPLS est achevé dans les régions métropolitaines françaises, à l’exception de l’Ile-de-France (seconde vague de déploiement en cours).
Le déploiement de SPLS n’est cependant pas effectif sur les agglomérations de Grenoble et de Rennes, ni sur les régions d’Outre-Mer.

Pour les agglomérations de Rennes et Grenoble, les maîtres d’ouvrages sont invités à consulter la charte de gestion SPLS locale qui détaille les procédures spécifiques de dépôt de demande, ou à contacter les chefs de projet régionaux.

• Existe-t-il des règles locales à suivre pour le dépôt d’une demande de programmation ?

Oui, ces règles ont été formalisées pour la plupart des régions dans des chartes ou guides de gestion SPLS, à la suite d’ateliers et de discussions dans le cadre du déploiement de l’outil au niveau local.

Ces règles indiquent notamment fréquemment quel est le calendrier local de la programmation, quelle est la répartition des tâches et des responsabilités dans la gestion d’une demande, et comment gérer d’éventuelles spécificités locales.

Ces documents sont à obtenir auprès des chefs de projet régionaux, qui les ont fréquemment mises à disposition sur le site de la DREAL et sur le site de l’AR HLM.

• Qui saisit une opération sous délégation d’une collectivité locale ?

Le maître d’ouvrage saisissant l’information dans SPLS est défini comme le bénéficiaire de la subvention, indiqué dans la décision de financement. Si la subvention est versée par exemple à la commune, c’est celle-ci qui assume le rôle de maître d’ouvrage dans l’application. Si la subvention est direction perçue par l’opérateur, c’est celui-ci qui doit saisir l’opération dans l’application.
Si l’EPCI n’est pas encore enregistré dans le référentiel Galion des maîtres d’ouvrage (cas rare), il est possible d’en faire la demande (à l’adresse suivante : ph4.dgaln@developpement-durable.gouv.fr).

• Un gestionnaire peut-il créer une opération dans SPLS si le maître d’ouvrage n’est pas connu ?

Cela est possible par l’intermédiaire de la fonctionnalité « bourse aux opérations ». Le gestionnaire crée une opération « sans maître d’ouvrage » qui est proposée aux maîtres d’ouvrage dans le cadre d’ un appel à candidature ;ces derniers sont invités à proposer un projet d’opération correspondant.

• Un maître d’ouvrage peut-il répondre à une bourse aux opérations déclenchée dans une autre région ?

S’il n’est pas présent dans le périmètre du gestionnaire lançant cette bourse aux opérations, le maître d’ouvrage ne reçoit pas le mél de notification d’alerte correspondant.
Tout maître d’ouvrage a néanmoins accès à la liste des bourses aux opérations en cours, à travers la sous-rubrique « Gestion des opérations ».

• Combien d’informations doivent être renseignées au minimum par le maître d’ouvrage lors de la création d’une opération sur le portail ?

Sept items sont bloquants, vous les trouverez dans la liste des champs de la demande de pré-programmation dans SPLS ci-après : http://www.financement-logement-social.territoires.gouv.fr/IMG/pdf/SPLS_20140930_Champs_Demande_de_pre-programmation_V02_cle037161.pdf.

• Est-il possible de saisir une opération multi-sites (cas existant dans les îles) ?

Non, cette possibilité n’existe pas dans SPLS.
Il est à noter que la mise en place de cette fonctionnalité est complexe du fait de son incompatibilité avec la géolocalisation automatique des opérations dans la version actuelle de l’outil (SPLS V3).

• Comment saisir dans SPLS une opération contenant des PLAI adaptés ?

L’aide "PLAI adapté" n’est pas un produit de financement principal mais un produit de financement complémentaire : il est donc impossible de le sélectionner seul. Lors de la demande de programmation, il doit être couplé avec un produit principal (PLAI).
A noter que dans Galion et dans SPLS, le « PLAI adapté » correspond seulement à l’appel à projet basse quittance gestion locative adapté. Ainsi, les PLAI destinés aux gens du voyage par exemple sont à enregistrer comme PLAI (produit principal), en précisant ensuite comme destinataires « Gens du voyage ».

• Quand faut-il saisir les PLS privés ?

Les demandes de PLS privés sont à saisir dans SPLS par le gestionnaire dès lors qu’ils sont retenus dans la pré-programmation ou qu’ils font l’objet d’une réservation d’agrément.
Il n’est pas nécessaire d’avoir à disposition des acheteurs sûrs, cette condition relève toutefois d’une doctrine régionale.

• Est-il possible de saisir une opération comportant des logements individuels et collectifs ?

Oui, il s’agit d’une opération mixte.

• Qu’est-ce qu’une opération mixte ?

Une opération mixte désigne une opération qui combine des logements individuels et des logements collectifs.
Le type de financement choisi ne rentre pas en compte dans cette dénomination.

• Dans des opérations mixtes, comment préciser les informations de consistance pour un type de logement uniquement (individuels ou collectifs) ?

Dans SPLS comme dans Galion, la rubrique « Typologie des logements » ne permet pas de faire une distinction entre les logements individuels et les logements collectifs. Sur les champs « caractéristiques de qualité », la distinction est en revanche possible.
Depuis l’ouverture des fonctionnalités de SPLS V3, il est possible, pour les gestionnaires, de gérer des paramètres locaux : paramétrer cette distinction devient alors possible localement. Il est à noter toutefois que ces indicateurs locaux sont communs à l’ensemble des opérations (mixtes ou non) et ne se substituent pas aux écrans de saisie actuels

• Comment saisir dans SPLS les opérations comportant plusieurs financements ?

La DHUP recommande de créer une demande séparée dans SPLS pour les logements PLS. Une seule demande peut être réalisée pour les PLUS et PLAI. En effet, en cas d’annulation des PLS, si une unique demande a été réalisée par le maître d’ouvrage, le traitement par le service instructeur est plus complexe : les crédits engagés sur les PLAI/PLUS doivent être également annulés puis réengagés avec le risque de perdre les crédits.
Les modes de saisie devront être définis par territoire de gestion afin de procéder de façon identique dans SPLS et dans Galion et ainsi de participer à la fluidification des échanges entre maîtres d’ouvrage et gestionnaires.
En tout état de cause, la saisie des demandes d’opération dans SPLS s’appuie sur les dispositions prévues dans le cadre du CCH (par exemple les PLS ou les PSLA ne peuvent pas faire l’objet d’une opération mixte).

• Est-il possible de différencier le foncier privé du public ?

A ce jour, ce suivi n’est pas possible dans SPLS mais il est bien opérationnel en phase d’instruction.

• Quelles modifications peuvent être apportées à une opération validée par le maître d’ouvrage ?

Lorsque le maître d’ouvrage crée une opération dans SPLS et la valide, elle est transmise au gestionnaire. Toutefois, tant que ce dernier ne l’a pas programmée, le maître d’ouvrage peut annuler sa validation et y apporter des modifications dans l’onglet « Infos Aides Principales » notamment pour saisir les indicateurs locaux.

La charte de gestion précise les règles d’utilisation de SPLS au cours de cette phase. De même, la date butoir de recensement des besoins de programmation devra être fixée dans la charte de gestion.

Au-delà de cette échéance, les opérations ne pourront plus être modifiées directement par le maître d’ouvrage. Dans les régions expérimentant la dématérialisation dans SPLS, le maître d’ouvrage pourra alors proposer au gestionnaire - via le portail SPLS - des demandes de modifications sur ses opérations, que ce dernier validera ou non.

• Les dates prévisionnelles des ordres de service sont-elles obligatoires lors du passage d’une opération à l’état « Constituée » ?

Les dates prévisionnelles des ordres de service ne sont obligatoires que pour le passage de l’opération à l’état « Financée ». L’information pourra être transmise dès que possible au gestionnaire pour établir un prévisionnel précis des opérations à venir.

• L’application est-elle alimentée au fil de l’eau ou en fonction de dates butoirs ?

Les deux pratiques cohabitent : une date butoir est notamment fixée pour la validation des opérations par les maîtres d’ouvrage pour permettre aux gestionnaires de disposer d’un prévisionnel fiable ; en revanche, au cours de l’exercice les opérations peuvent entrer (VEFA par exemple) et sortir (annulation ou report par exemples) de la programmation.

• Une opération peut-elle rester au statut « en cours » dans SPLS ?

Oui, tant que la validation n’est pas effective du côté du maître d’ouvrage, l’opération ne reste visible que des utilisateurs rattachés à l’organisme. Plusieurs monteurs d’opération peuvent ainsi travailler en parallèle dans l’application avant que les programmes ne soient validés par leur hiérarchie.

• Dans le cadre du groupe de travail Interfaces, un travail spécifique sur les utilisateurs de l’outil AGAPEO est-il prévu ?

L’inscription de SPLS-Galion comme outil d’instruction dans le Code de la Construction et de l’Habitation (CCH) prend en compte l’existence d’autres outils et notamment celle d’AGAPEO, outil actuellement utilisé à la place de SPLS dans les communautés de Rennes Métropole et de Grenoble Alpes Métropole. La communauté urbaine de Dunkerque, autrefois utilisatrice d’AGAPEO, a abandonné cet outil en 2015. Des échanges d’information entre AGAPEO et SISAL sur les opérations financées sont déjà en place.
Si l’existence d’utilisateurs d’AGAPEO est ainsi bien prise en compte dans les travaux de la DHUP, il n’est néanmoins pas prévu de réaliser une interface spécifique avec cet outil. Dans le cadre du déploiement de la dématérialisation dans SPLS, les deux collectivités utilisatrices d’AGAPEO devront prévoir les coûts que représenteront la nécessité de garantir la sécurisation de leur outil, ainsi que la possibilité de transmettre des données (flux et pièces-jointes) aux partenaires.

• Où apparaissent les paramètres locaux dans SPLS ?

Pour le maître d’ouvrage dans l’application SPLS, ces paramètres apparaissent dans l’onglet « Infos Aides Principales » dans un tableau distinct accessible à partir du menu déroulant. Pour l’infocentre SPLS, ces éléments apparaitront à travers deux indicateurs : le nom de cet élément (par exemple « donnée 1 ») et sa valeur.
Ce tableau est disponible à la saisie uniquement la demande validée. En effet, c’est qu’une fois la demande validée que le territoire de gestion est enregistré par l’application.
Il convient donc de valider la demande puis de retourner sur le tableau des indicateurs locaux et cliquer sur le bouton « modifier » pour le remplir.