Pratiques d’instruction

 

Pourquoi existe-t-il une case « Visible par le maitre d’ouvrage » à cocher ou décocher ?
Public concerné : GALION

Réponse : Avec un profil Instructeur, dans Infos Aides principales, il y a un encart "Pré-programmation". Si le service instructeur décoche "Visible par le maître d’ouvrage", l’opération n’apparaît plus dans la liste d’opérations du maître d’ouvrage.

Chaque année, au mois d’avril-mai, les maître d’ouvrages doivent fournir la liste des projets d’opération pour l’année. L’accord prévoit que cette liste soit l’extraction des pré-programmations enregistrées par les maître d’ouvrages sur SPLS. Or, en début d’année, ils n’ont pas la connaissance des répartitions PLAI-PLUS-PLS de leurs opérations, ni de l’adresse exacte. Ils ne peuvent donc pas entrer leurs opérations en pré-programmation.

Comment faire pour transmettre cette liste des projets d’opérations ?

Public concerné : SPLS

Réponse : Dans SPLS-Galion, il n’est pas nécessaire d’inscrire l’adresse exacte pour créer un dossier et le valider (la validation rend le dossier visible par le gestionnaire tout en laissant au maître d’ouvrage la possibilité de modifier librement les informations). Pour SPLS-Galion, il suffit que la commune soit renseignée avec une adresse imprécise pouvant être précisée plus tard.

Pour la répartition PLUS-PLAI-PLS, le maître d’ouvrage peut également apporter les modifications qu’il souhaite tant que le dossier est à l’état "En cours" (le gestionnaire ne voit pas le dossier) ou "Validé" (le gestionnaire voit le dossier mais le Maître d’ouvrage peut modifier les éléments librement).

Le maitre d’ouvrage peut-il modifier ou supprimer une opération programmée ?

Public concerné : SPLS

Réponse : A partir de l’état "Programmée", le maître d’ouvrage n’a plus directement la main pour modifier son dossier, il doit passer par des demandes de modification (onglet Echanges > Demandes de modification (cliquer sur Ajouter)).

Si une opération n’aboutit pas, et qu’il n’y a pas eu d’agrément : il faut demander au gestionnaire de "déprogrammer" l’opération : elle repasse au statut "Validée" et le maître d’ouvrage peut reprendre la main librement sur le dossier. S’il y a eu un agrément, le maître d’ouvrage doit effectuer une demande d’annulation et le gestionnaire établira une décision d’annulation.

En Ile de France, le dépôt des dossiers se clôture désormais le 15 octobre. Grâce à SPLS, sera-t-il possible de déposer les dossiers toute l’année ?

Public concerné : SPLS

Réponse : SPLS-Galion ouvre en avril et permet de déposer et d’instruire jusqu’au 31 décembre. Cependant, l’Administrateur local peut inscrire une date limite de dépôt des dossiers antérieure au 31/12. Par ailleurs, même lorsqu’aucune date limite de dépôt des dossiers n’est saisie en local, cela n’a pas d’impact sur l’étude des dossiers par les services instructeurs si la pratique locale est de cesser l’étude des dossiers à une certaine date.

Comment modifier l’adresse quand le dossier a dépassé le stade programmé ?

Public concerné : SPLS

Réponse : L’adresse peut être modifiées jusqu’à ce qu’une décision soit éditée (dans Echanges, il est possible de créer une demande de modification). Une fois la décision d’agrément éditée, il n’est plus possible de modifier l’adresse. Dans le cas d’un blocage lié à un changement de code postal de la commune, il faut s’adresser à l’assistance.

Une opération financées en PLUS, PLAI et PLS peut-elle être instruite dans GALION avec 1 seul dossier et donner lieu à une seule décision de financement ou doit-on demander au bailleur de présenter 2 dossiers : 1 PLUS/PLAI et 1 PLS ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Il faut réaliser un dossier PLUS-PLAI et un dossier PLS. Le PLS est conditionné à l’obtention d’un prêt qui doit représenter 50% du prix de revient du PLS. Ce prix de revient, sur lequel le montant du prêt sera calculé, sera incorrect si le dossier était un dossier PLUS-PLAI-PLS (le prix de revient ne serait pas spécifique au PLS mais un prix de revient de l’opération PLAI-PLUS-PLS).

Si un programme qui a déjà été agréé est modifié (par exemple, des logements sont ajoutés) comment procéder ? Faut-il un nouvel agrément global ou faut-il simplement un agrément pour les logements supplémentaires ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Il y a deux solutions. La première consiste à intégrer les nouveaux logements directement dans la convention APL, dès lors que leur nombre est réduit. La seconde passe par l’octroi d’un agrément "complémentaire" uniquement pour ces logements. Il faut éviter d’annuler des opérations pour les reprendre (sauf en cours d’année) car se pose le problème des recyclages d’AE.

La maîtrise du foncier est-elle obligatoire pour pouvoir agrémenter une opération ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Actuellement oui, mais un arrêté modificatif à l’arrêté de mai 2017 est en signature pour publication au JO pour la remplacer éventuellemet par un courrier d’engagement.

Voir également : Lien Légifrance (à actualiser)

Lorsqu’un bailleur demande une nouvelle décision de financement suite à une modification des surfaces, et bien que cela n’aie aucune incidence sur les subventions, quelles sont les manipulations à effectuer ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Il ne faut pas prendre de nouvelles décisions de financement pour ces motifs. Les changements de surface se règlent par le biais de la convention APL et à la clôture de l’opération.

Que comprend la conduite d’une opération interne ? Externe ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : On parle plutôt de maitrise d’ouvrage interne et c’est le suivi d’une opération par les salariés de l’opérateur HLM. Il s’agit ainsi du coût du suivi de cette maîtrise d’ouvrage que l’on appelle coût interne de maitrise d’ouvrage. L’arrêté du 17 octobre 2011 les forfaitise dans l’établissement du prix de revient "dans la limite d’une somme égale à 1,5 % du montant des travaux, somme forfaitairement majorée d’un montant égal à huit fois la valeur de base". La "conduite d’op externe" est la maitrise d’oeuvre, chargé de la conception jusqu’à l’exécution des travaux (par exemple, un architecte).

Voir également : Arrêté du 17 octobre 2011

L’hébergement d’urgence n’est pas financé, mais l’hébergement de stabilisation/d’insertion l’est ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Voir supports de formation Module 1 Règlementation

Y a-t-il une convention APL lorsque les occupants ne sont pas locataires de longue durée mais présents pour des nuitées ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Non car par définition, cela relève de l’hébergement et donc d’un financement en PSH (y compris pour les RHVS).

Quels éléments entrent dans le décompte SRU ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Voir l’alinéa IV de l’article L.302-5 du code de la construction et de l’habitation (CCH).

Dans quelle mesure peut-on financer des logements créés dans des locaux déjà détenus par le propriétaire mais dont l’usage n’était pas le logement jusque là ? (des projets de résidences sociales en ce sens existent)

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Il faut d’abord s’assurer que le réaménagement de ce type de locux aboutissent à des logements conformes aux normes d’habitabilité, en paticulier les normes dimensionnelles. Ensuite, pour le financement, il faut passer par le prêt PAM (régime PALULOS) avec intégration des logements dans la convention APL existante. L’octroi d’un agrément en acquisition-amélioration (7° du D331-1 du CCH) pour financer ce type de travaux ne doît pas être systématique. Il faudra dès lors réserver ce type de financement à la transformation de locaux commerciaux par exemple.

Quelle est la différence entre programmation « principale », « complémentaire » et « sous réserve » ? Le maître d’ouvrage peut-il voir ce que l’instructeur a choisi ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Cela correspond à un classement des opérations du maître d’ouvrage par le service gestionnaire, en fonction de leur maturité, de leur correspondance aux besoins du territoire, etc.

Le choix effectué par le gestionnaire est visible par le maître d’ouvrage : dans Pré-prog. > Gestion des demandes, ouvrir une opération > Onglet Infos d’avancement, il y a un champ "Classement de la programmation". Le maître d’ouvrage ne peut pas le modifier mais il voit le classement de son opération.

Pour renseigner la commune d’un dossier, faut-il inscrire le code postal ou le code INSEE ? Les communes possèdent un code INSEE différent de leur code postal.

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Dans les champs "Code postal", il faut inscrire le code postal. Lors de la recherche d’une commune, la colonne "Code" du tableau de résultat de la recherche indique le code INSEE.

Il est possible de rechercher la commune par son nom pour éviter toute confusion entre code INSEE et code postal mais le risque d’erreur de saisie augmente.

Comment faire lorsque l’outil (SPLS ou Galion) ne retrouve pas le code postal correspondant à la ville entrée manuellement ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Si SPLS-Galion ne retrouve pas la ville c’est qu’elle n’a pas été entrée correctement manuellement (vérifier les tirets, les accents, les espaces, etc.) A priori, toutes les communes sont intégrées dans le référentiel des communes utilisé par SPLS-Galion, en cas d’erreur, il vaut mieux utiliser le code postal ou le code INSEE, cela permet de limiter les risques d’erreur dans la saisie.

Pour créer une demande et la valider, faut-il avoir le profil administrateur ou le profil gestionnaire principal peut suffire ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Le profil gestionnaire principal suffit. Une fiche utilisateur indique les actions possibles pour chaque profil : Fiche utilisateur (page 10)

A quel moment intervient la signature de la décision dans Galion ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse
 : Cela dépend des services. Dans certains cas, lorsque le seuil CFR est dépassé, la décision doit être signée pour pouvoir envoyer l’engagement juridique vers Chorus.

En cas d’annulation d’une décision, la décision d’annulation doit-elle être faite dans Galion ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : La décision d’annulation doit bien être faite dans Galion. Il faut que l’engagement juridique soit au statut "supprimé" avant de pouvoir signer la décision d’annulation.

Est-on limité en nombre pour le profil responsable Chorus ?

Public concerné : GALION

Réponse : Il n’y a pas de limite de nombre, plusieurs instructeurs d’une même DDT peuvent avoir ce profil. Cependant, de façon générale, même s’il n’y a pas de limite informatique sur un territoire de gestion, il doit y avoir le minimum de personnes avec cette habilitation du fait des responsabilités associées à ce profil. Il en est de même pour le profil Administrateur. Il faut respecter la règle de l’ordonnateur comptable : la personne qui instruit et la personne qui engage ne peut pas être la même.

Qui peut réaliser les manipulations pour la génération d’un engagement juridique ?

Public concerné : GALION

Réponse : Tout instructeur ayant le bon profil (responsable Chorus) le peut. Les profils « Instructeur Local Etat » et « Administrateur », n’ont pas l’interface Chorus permettant de réaliser l’engagement juridique et de l’envoyer.

Quel fonds de concours utiliser pour les différentes aides ?

Public concerné : GALION

Réponse : Les informations relatives à ces éléments sont disponibles auprès du CPCM et dans la charte de gestion du BOP 135.

Comment modifier les informations d’un MO ou en créer nouveau dans SPLS Galion ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : Il faut écrire un courriel au bureau PH4 (ph4.dgaln@developpement-durable.gouv.fr) en indiquant les éléments nécessaires (voir fiche utilisateur)

Nouvellement affectée comme chargée de mission LSS, des formations prise de poste sont-elles prévues en 2021 ?

Public concerné : GALION

Réponse :
De nouvelles sessions de formations intégrant le volet "relance" sont en préparation. Si certains instructeurs sont volontaires pour devenir formateurs, ils peuvent se faire connaitre des bureaux PH2 et PH4.

Quelle différence entre « Dossiers » et « Demandes de pièces » fournis ? Est-ce qu’il peut y avoir plusieurs demandes dans un même dossier ?

Public concerné : SPLS - GALION

Réponse : Les demandes de paiement sont généralement constituées dans un même dossier. Au moment d’une demande de paiement, la fenêtre qui comporte les PJ apparait. Lorsque la PJ présente dans la partie "liste des pièces du dossier" a été associée à la demande, celle-ci bascule vers la "liste des pièces de la demande de paiement". Dans le processus, le maitre d’ouvrage ajoute une Demande de Paiement, qui est, au début, côté gauche ; à titre d’exemple, il y a trois PJ rattachées à un dossier de demande de paiement. Lorsque ces PJ sont cochées elles sont ajoutées à la Demande de Paiement.

Est-ce qu’il est possible d’éclaircir la notion de « Date comptable » d’un Service Fait ?

Public concerné : SPLS - GALION

Réponse : La date comptable est généralement la date du jour. Il faut remplir le champ de la date comptable avec la date du jour sauf si le CPCM ou la DREAL donnent des indications spécifiques sur ce sujet.

La procédure de dématérialisation est-elle applicable sur tout le territoire ?

Public concerné : SPLS-GALION

Réponse : La dématérialisation des pièces du dossier pour les maitres d’ouvrages (MO) ayant le statut de "personne morale", est déployée sur la totalité du territoire métropolitain (y compris la Corse), à deux exceptions près : la région Ile-de-France, où le déploiement est en cours de finalisation, et la région Grand Est, où elle devrait être déployée prochainement.

Comment éditer la liste de toutes les DP en cours et la case « Dossier complet » est-elle bloquante ?

Public concerné : SPLS - GALION

Réponse : Pour les maitres d’ouvrage il est recommandé de ne pas cocher la case « Dossier complet ». La case n’est pas bloquante dans le sens où le dossier peut être clos par l’instructeur même si le maitre d’ouvrage (MO) n’a pas fini. De son côté, pour le maitre d’ouvrage (MO) il n’existe pas de coche demande de clôture d’un dossier. Cette étape est à gérer entre le maitre d’ouvrage (MO) et le service instructeur. Si la case dossier complet n’est pas cochée, ça signifie que le maitre d’ouvrage (MO) peut continuer de nourrir le dossier, en y téléchargeant des PJ. Il faut noter que pour le versement du solde, le dossier doit être clôturé ; il n’est, à ce sujet, pas possible de saisie un montant type « Solde » sur l’aide prévisionnelle du dossier.

Au moment du Service Fait, est-ce qu’il faut remplir la date comptable et la date de mandat ?

Public concerné : SPLS - GALION

Réponse : La date comptable est la date du jour, elle est obligatoire pour faire un Service Fait. En revanche la date du champ « mandaté le » n’est, elle, pas obligatoire pour l’instruction ; et aucune spécification n’est donnée de la part de Galion.